Office Word là một trong những chương trình vô cùng quan trọng và hữu ích trong Windows, là phần mềm hỗ trợ người dùng soạn thảo văn bản, file tài liệu thông dụng nhất. Sau đây WikiCachLam hướng dẫn người dùng cách soạn thảo văn bản trong Word 2007, 2016 đúng cách. Việc soạn thảo văn bản chính xác một cách khoa học giúp văn bản tạo tính thẩm mỹ và hiệu quả cho người xem.
Cách chỉnh sửa văn bản đúng cách
Ngày nay, Word là công cụ xử lý văn bản hàng đầu với nhiều tính năng tuyệt vời giúp bạn soạn thảo, chỉnh sửa, tạo văn bản mới, in văn bản. Hơn nữa, người dùng có thể sử dụng nó miễn phí. Trên tất cả các máy tính hiện đại, Word và Excel là hai chương trình bắt buộc phải có. Làm thế nào để nhập văn bản chính xác? Dõi theo.
Thanh công cụ trong Word, bạn đã biết công dụng của tất cả các ô chưa?
- Căn nhà: Giúp bạn chỉnh font chữ, cỡ chữ, căn lề
- Dán: Chèn bảng, số liệu và đồ thị.
- Bố trí trang: Điều chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
- liên kết: Chèn mục lục, tiêu đề bảng, đồ thị.
- Gửi thư: Hỗ trợ hợp nhất các tài liệu.
- Nhận xét: Chỉnh sửa và nhận xét về tài liệu.
- Xem: Tùy chỉnh cách hiển thị khu vực chỉnh sửa.
Cách chỉnh sửa văn bản đúng cách
Thứ 1: Đầu tiên để soạn thảo văn bản thì bạn phải cấu hình unikey cho bộ gõ tiếng việt. Thông thường chúng ta sẽ sử dụng bảng mã unicode hoặc telex vì nó ít khi bị lỗi font chữ.
2: Bạn vào một trình soạn thảo văn bản word mở và chỉnh sửa đơn vị đo lường. Thông thường đơn vị của nó là in, chúng ta sửa nó bằng cm.
Mình làm trên word 2007, các bản khác làm tương tự
Cách thực hiện: biểu tượng văn phòng -> tùy chọn từ
Sau đó chọn Tab Advanced => kéo xuống Dispay chọn đơn vị đo là Centimeters => nhấn OK để lưu lại.
căn chỉnh:
Ta vào Page Layout => chọn Custom Margins
Sau đây, chúng tôi sẽ sử dụng “tiêu chuẩn vàng” có sẵn 2 -2 -3 -2 theo thứ tự Phía trên bên trái bên phải. Bạn cũng có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình.
- Chân dung: Trình bày giấy theo chiều dọc.
- Phong cảnh: Hiển thị giấy theo chiều ngang.
Tiếp theo, chúng ta chọn size để chọn khổ giấy. Chúng tôi thường sử dụng khổ A4.
3: Sau đó chúng ta tiến hành chọn font chữ và cỡ chữ. Đây thường sẽ là cỡ chữ 13 và phông chữ Times New Roman.
4: Sau đó bạn vào trình soạn thảo nhấn ctrl + A để áp dụng tất cả và tiếp tục giãn dòng.
Tiếp tục như trên.
Sau đó, bạn chọn giãn cách dòng 1,5.
Nguyên tắc soạn thảo văn bản Word
không có lỗi chính tả
Khi soạn thảo văn bản để tính khoa học và tạo tính thẩm mỹ cần tránh mắc lỗi chính tả trong văn bản, tránh lỗi đánh máy. Các lỗi thường gặp như dấu chấm, dấu hai chấm, dấu phẩy, dấu chấm hỏi, dấu chấm than, dấu chấm phẩy, dấu ngoặc kép đóng…
Chọn phông chữ phù hợp với ngữ cảnh
Phông chữ rất quan trọng và phản ánh nội dung bạn trình bày. Phông chữ cũng quan trọng trong Word như trên giấy. Chọn font chữ sao cho đẹp và ấn tượng với người dùng là vấn đề rất cần quan tâm khi soạn thảo văn bản.
Chọn kích thước và căn chỉnh mặc định
Rất quan trọng là hình thức trình bày văn bản, nó được thể hiện thông qua việc căn chỉnh văn bản. Tài liệu văn phòng in trên khổ giấy A4 tiêu chuẩn (210 mm x 297 mm).
Các trường văn bản tiêu chuẩn (khổ A4) sẽ là:
Lề trên: cách mép trên 20-25 mm.
Lề dưới: cách mép dưới 20-25 mm.
Lề trái: cách mép trái 30-35 mm.
Lề phải: cách mép phải 15-20 mm.
Khoảng cách dòng của văn bản
Các dòng văn bản dính vào nhau hoặc bị kéo dài quá mức gây mỏi mắt cho người đọc. Tìm hiểu cách điều chỉnh khoảng cách dòng trong văn bản. Không muốn tiết kiệm giấy mà chọn cỡ chữ nhỏ hoặc giảm bớt các dòng khó đọc, hay người dùng muốn dàn trải văn bản trên một lượng giấy vừa đủ thì phải đặt cỡ chữ lớn và giãn dòng, như kết quả là văn bản sẽ trở nên rời rạc và mất đi tính thẩm mỹ. Đối với các tài liệu thông thường, khoảng cách dòng được sử dụng phổ biến nhất là 120% đến 150%.
Chú ý đến phông chữ và màu sắc
Font chữ quá to hoặc quá nhỏ đều gây nhức mắt người đọc và gây cảm giác khó chịu. Sử dụng màu chữ để gây ấn tượng với người đọc chỉ hiệu quả trên thiết bị kỹ thuật số, sử dụng màu chữ sẽ không hiệu quả khi được in toàn màu đen. Vì vậy, việc sử dụng màu sắc trong văn bản là thực sự không cần thiết.
Một bức tranh
Nếu văn bản quá dài, nó sẽ khiến người đọc bối rối và thường bỏ qua văn bản. Để giúp bài viết sinh động, hấp dẫn thu hút người đọc nên bổ sung thêm hình ảnh minh họa giúp người đọc dễ hiểu vấn đề và từ đó xóa bỏ cảm giác nhàm chán.
Hãy chú ý đến kích thước khi chèn hình ảnh trong Word, chọn kích thước vừa phải và đừng quên chữ ký. Hình ảnh giúp cho văn bản hài hòa, thẩm mỹ.
Trên đây là cách soạn thảo văn bản theo chuẩn trong Word 2007 – 2016 và một số lưu ý để trình bày văn bản chuẩn, khoa học do tindep.com hướng dẫn. Nếu có gì chưa hiểu hoặc chưa bổ sung, hãy để lại bình luận để cùng chúng tôi thảo luận. Cảm ơn các bạn.
